TUGAS PERTEMUAN IV

Contoh Pohon Keputusan

MATERI PERTEMUAN III

Structuring The Project

Pada tahap inisiasi proyek kita melakukan analisis biaya dan keuntungan, sebelum kita melanjutkan ke tahap yang lebih rinci seperti mengestimasi berapa lama suatu proyek akan berlangsung dan berapa banyak biaya yang diperlukan, kita perlu memiliki gambaran tentang pekerjaan yang akan dilakukan didalam proyek dan siapa yang bertanggung jawab atas pekerjaan tersebut. Hal ini dapat dilakukan dengan beberapa cara, salah satunya adalah dengan membuat struktur organisasi proyek.

Organisasi Proyek

Dalam pelaksanaan sebuah proyek dibutuhkan sebuah wadah atau sarana sehingga dalam pengelolaan proyek kegiatan yang dilakukan memiliki program, visi, misi, dan tujuan yang jelas sehingga pelaksanaan kegiatan proyek memiliki batasan dan standar yang telah disepakati dan dilaksanakan dengan maksimal oleh personel penanggung jawab masing-masing kegiatan.

Pengertian Organisasi Menurut Ahli

Menurut James D Mooney, Organisasi adalah bentuk setiap perserikatan manusia untuk mencapai suatu tujuan bersama.

Fungsi Organisasi

1. Merupakan sarana dimana para peserta atau anggota bekerjasama untuk mencapai tujuan bersama yang tidak mungkin diperoleh bila kita bekerja sendiri-sendiri.
2. Memberikan pengetahuan secara continue baik mengenai:

• Pengaturan bagaimana bekerja sama
• Adanya pembagian pekerjaan untuk menghindari tumpang tindih
• Adanya pembagian wewenang dan tanggung jawab

3. Merupakan sarana karir bagi kita

Organisasi Proyek

Suatu sarana dalam pencapaian tujuan dengan mengatur dan mengorganisasi sumber daya, tenaga kerja, material, peralatan dan modal secara efektif dan efisien dengan menerapkan sistem manajemen sesuai kebutuhan proyek.

Agar Tujuan Organisasi Dapat Dicapai Dilakukan Proses Sebagai Berikut:

1. Identifikasi dan Pembagian Kegiatan
2. Pengelompokkan Penanggung Jawab Kegiatan
3. Penentuan Wewenang dan Tanggung Jawab
4. Menyusun Mekanisme Pengendalian

Struktur Organisasi Proyek

Adalah suatu diagram yang menunjukkan fungsi-fungsi departemen atau posisi dalam suatu organisasi dan bagaimana mereka saling berhubungan

Dalam struktur organisasi tergambar adanya:

1. Pembagian pekerjaan
2. Pimpinan dan bawahan
3. Tipe-tipe pekerjaan yang harus dilaksanakan
4. Tingkatan-tingkatan dalam manajer

Menurut A.F. Stoner (1982), Struktur Organisasi Tergantung pada Variabel-variabel kunci, yaitu :

1. Strategi menentukan macam dan besar kecilnya suatu organisasi.
2. Teknologi mempengaruhi penentuan struktur organisasi karena struktur tertentu lebih sesuai untuk teknologi tertentu daripada struktur yang lain.
3. Lingkungan tempat beroperasi. Faktor ini sangat berpengaruh terhadap penentuan struktur organisasi.

Struktur Organisasi Proyek

Struktur organisasi proyek dibuat dengan situasi kultur dan keunikan berbeda berdasar kebutuhan sistem manajemen proyek. Oleh karena itu, organisasi proyek mempunyai susunan dan hierarki yang berlainan pula.

Pemilihan organisasi proyek didasarkan atas tingkat kebutuhan dan kompleksitas proyek; semakin kompleks proyek, semakin kompleks pula susunan organisasinya.

Organisasi Proyek Fungsional

Struktur organisasi jenis ini dikelompokkan menurut fungsinya, memiliki struktur dengan konsep otoritas dan hierarki vertikal. Tanggung jawab organisasi proyek biasanya dirangkap dengan tugas sehari-hari pada organisasi fungsional perusahaan, karena itulah untuk proyek yang besar dapat mengganggu kegiatan keseluruhan, bila organisasi fungsional di gunakan.

Kelebihan Organisasi Proyek Fungsional:

1. Para spesialis tidak tergantung pada proyek tertentu, terdapat kemungkinan untuk menambah pengalaman dan keahlian
2. Setiap bidang keahlian menimbulkan fleksibilitas dalam pemanfaatan sumberdaya
3. Masing-masing kelompok mempunyai jaminan pekerjaan tetap dan adanya jalur kenaikan pangkat yang cukup jelas

Kekurangan Organisasi Proyek Fungsional:

1. Tidak adanya penanggung jawaban yang khusus mengenai penyelenggaraan proyek secara terpadu
2. Kurangnya penekanan pentingnya proyek karena manajer fungsional mengerjakan yang terbaik untuk bidangnya
3. Koordinasi horizontal antar bidang akan memerlukan waktu lama lebih-lebih kepada pihak diluar perusahaan
4. Lambat dalam menanggapi masalah diluar rencana karena informasi perlu disaring melewati beberapa lapisan jenjang fungsional

Organisasi Proyek Murni

Struktur organisasi proyek jenis ini merupakan bagian tersendiri dari organisasi fungsional perusahaan, dimana manajer mempunyai otoritas penuh terhadap proyek. Dengan status ini, tim proyek memiliki komitmen dan wewenang mandiri, namun tetap dalam koordinasi perusahaan.

Struktur Organisasi Proyek Murni

Kendali didalam proyek membutuhkan organisasi sendiri dalam rangka mengelola tujuan, sasaran, dengan data, informasi serta sumber daya yang ada dan terbatas. Hal ini ditunjukkan dengan struktur organisasi personel proyek di slide berikutnya.

Struktur Organisasi Personel Proyek

Struktur organisasi personel proyek di slide sebelumnya menunjukkan hierarki tanggung jawab dan wewenang tugas dari masing-masing personel yang diarahkan dan dikendalikan oleh pucuk pimpinan yaitu manajer proyek. Otoritas proyek sepenuhnya ada pada manajer proyek, menjadi jembatan antara organisasi proyek dengan perusahaan serta pemilik proyek atau organisasi yang mewakilinya untuk melakukan koordinasi dan komunikasi dengan maksud agar tujuan dan sasaran proyek tercapai dengan efektif dan efisien.

Ciri-Ciri Organisasi Proyek Murni:

1. Pimpinan proyek mempunyai wewenang penuh dalam pengelolaan proyek
2. Hanya memerlukan sedikit dukungan dari unit fungsional
3. Tenaga pelaksana dipindahkan kedalam organisasi proyek

Kelebihan Organisasi Proyek Murni:

1. Adanya komando tunggal yang memiliki wewenang dan tanggung jawab yang jelas dan sasaran yang spesifik
2. Adanya status mandiri akan menimbulkan identitas tim
3. Memungkinkan ditanggapi perubahan dan diambilnya keputusan yang cepat
4. Dengan dipindahkan para spesialis dari organisasi fungsional kedalam organisasi proyek maka jalur komunikasi dan arah kerja lebih pendek

Kekurangan Organisasi Proyek Murni:

1. Biaya keseluruhan yang dikeluarkan cenderung mahal
2. Kurangnya efisiensi karena membagi dan memecah penggunaan sumber daya terutama bila proyek banyak dan tenaga spesialis terbatas serta pada waktu yang bersamaan

Organisasi Proyek Matriks

Struktur organisasi proyek ini biasanya gabungan dari organisasi proyek murni dan fungsional, memanfaatkan ahli dari berbagai disiplin ilmu yang terlibat dalam organisasi fungsional sebagai bagian dari proyek, tetapi tidak mengganggu proses pelaksanaan proyek serta organisasi fungsional perusahaan.

Kelebihan Organisasi Proyek Matriks:

1. Dapat diarahkan pada tujuan bersama yaitu terselesaikannya proyek
2. Jika proyek bersifat rahasia maka sebaran informasi dalam kelompok kerja dapat dikendalikan keamanannya

Kekurangan Organisasi Proyek Matriks:

1. Bila proyek itu besar hilangnya fleksibilitas jika pelaksana proyek ada yang sakit
2. Bila tidak terletak dalam satu atap maka manajer proyek akan memerlukan banyak waktu untuk menyelesaikan masalah kepegawaian dan teknik.

MANAJER PROYEK

Menurut Ritz (1994) Seorang manajer proyek berasal dari suatu institusi atau seorang pengusaha yang sinonim dengan pengurus, eksekutif, supervisor dan boss.

Menurut Project Management Body of Knowledge Guide (PMI 2001) Mengatakan bahwa manajer proyek seseorang yang bertanggung jawab dalam mengurus sebuah proyek.

Manajer Proyek Sebagai Kepala Tim Proyek

1. Mengelola berbagai macam kegiatan
2. Mengelola tenaga kerja dan tenaga ahli dalam jumlah besar terutama dalam aspek perencanaan
3. Mengelola pelaksanaan dan pengendalian untuk sasaran yang telah ditentukan, seperti jadwal, biaya dan mutu
4. Pada tahap pembangunan ia harus mampu mengintegrasikan dan mengsinkronisasikan kegiatan menjadi suatu kegiatan yang terpadu dalam rangka mencapai sasaran.

Kriteria Manajer Proyek

Mempunyai orientasi yang kuat pada pencapaian tujuan, seperti :

1. Inisiatif. Kaya akan inisiatif.
2. Responsibility. Bertanggung jawab.
3. Fleksibilitas. Luwes dalam pendekatan tanpa mengorbankan sasaran pokoknya.
4. Kritis. Merespon sebuah pemikiran atau teorema yang diterima dengan mengevaluasi secara sistematis.
5. Menyukai tantangan dan memiliki sikap yang selalu bersedia dan siap menghadapi tantangan juga harus dapat meyakinkan kepada bawahan bahwa persoalan-persoalan tersebut adalah wajar dan merupakan tantangan yang harus dihadapi.
6. Mengantisipasi persoalan dengan tidak jemu-jemunya mengkaji dan menganalisis masalah tersebut dan mempersiapkan alternatif-alternatif pemecahannya.
7. Menguasai aspek hubungan antara manusia karena adanya hubungan vertical dan horizontal.
8. Generalisasi dan spesifikasi, yaitu menguasai keseluruhan kegiatan agar tercipta sinkronisasi kegiatan di bidang-bidang fungsional menjadi suatu kegiatan yang terpadu

Kekuasaan berasal dari keahlian (expert power) dan referent power.

1. Expert power : kemampuan untuk mengajak anggotanya untuk melakukan sesuatu demi terselenggaranya proyek, karena ia dianggap memiliki pengetahuan.
2. Referent power : kemampuan untuk membuat peserta proyek tanggap terhadap keinginan-keinginannya

 

 Daftar Pustaka

• Source : Buku I bahan ajar manajemen proyek. Disusun oleh : Drs. Ashari. ST., SST., M.Eng.
• Husen, Abrar. 2011. Manajemen Proyek. Yogyakarta : Penerbit ANDI.
• Source : Karaini, Armaini Akhirson. Pengantar Manajemen Proyek Seri Diktat Kuliah.  Depok : Universitas Gunadarma.

MATERI PERTEMUAN I

Introduction to Project Management 

Proyek adalah usaha sementara yang dilakukan untuk menghasilkan produk, layanan, atau hasil yang unik. Operasi adalah pekerjaan yang dilakukan untuk mempertahankan bisnis. Proyek berakhir ketika tujuan tercapai, atau proyek telah diakhiri. Proyek bisa besar atau kecil dan memerlukan waktu singkat atau lama untuk diselesaikan.

Adapun fungsi manajemen proyek antara lain:

• Supaya target tercapai,
• Ingin melakukan perubahan, dan atau pengembangan,
• Memerlukan kecepatan (not business as usual),
• Ketika dibutuhkan Lintas sektoral, karena tidak dapat dilakukan melalui birokrasi organisasi yang ada,
• Untuk mendukung pelaksanaan rencana strategi,
• Memerlukan trobosan.

Atribut proyek antara lain:

• Memiliki tujuan yang unik,
• Bersifat sementara,
• Dikembangkan menggunakan elaborasi progresif,
• Memerlukan sumber daya, sering kali dari berbagai area,
• Darus memiliki pelanggan atau sponsor utama, sponsor proyek biasanya menyediakan arahan dan dana untuk proyek,
• Bersifat tak tentu.

Tiga Batasan Manajemen Proyek antara lain:

• Setiap proyek memiliki batasan yang berbeda-beda dalam sasaran lingkup, sasaran waktu, dan sasaran biaya,
• Tugas manajemen proyek adalah untuk menyeimbangkan ketiga sasaran yang seringkali saling bersaing,
• Manajemen proyek yang berhasil memerlukan ketiga sasaran tersebut dan memuaskan sponsor proyek.

Secara garis besar, siklus hidup proyek dibagi menjadi 4 tahapan yaitu tahap konsepsi, tahap perencanaan, tahap eksekusi, dan tahap operasi.

Adapun kriteria sukses proyek antara lain:

• Menentukan definisi tujuan yang jelas,
• Hasil dari proyek tersebut dapat diterima oleh pelanggan,
• Komitmen yang kuat pada suatu proyek,
• Cakupan proyek yang digarap sewajarnya,
• Biaya yang dikeluarkan ketika proyek terselesaikan tidak jauh dari rencana awal,
• Kualitas yang baik,
• Keterampilan sumber daya manusia,
• Komunikasi yang baik,
• Resiko yang ditimbulkan sebuah proyek kecil,
• Hasil dari sebuah proyek diharapkan tidak menimbulkan suatu permasalahan baru.

Selamat datang di Blog Situs MARINI. Ini adalah posting pertama Anda. Edit atau hapus, lalu mulai ngeblog!