MATERI PERTEMUAN VII

QUALITY MANAGEMENT

Semua kegiatan dari fungsi menejemen keseluruhan yang menentukankebijakan mutu, tujuan, dan tanggung jawab, dan menerapkannya dengan menasseperti perencanaan mutu, kendali mutu, jaminan kualitas, dan peningkatankualitas dalam sistem mutu.

Manajemen kualitas yang baik adalah mengintegrasikan perhatian pada kualitas produk, fokus pada konsumen, dan orientasi pada karyawan dengan menyediakan pendekatan integral dengan isu-isu organisasi. Berdasarkan persepsi tersebut, maka manajemen kualitas didefinisikan sebagai kreasi dari sistem organisasi, dimana ketika dipergunakan oleh anggota organisasi, dapat membimbing mereka untuk meningkatkan nilai produk atau jasa kepada konsumen.

Mutu dan Pengendalian Mutu

Mutu atau kualitas (quality) memiliki definisi yang bervariasi dari yang konvensional sampai yang lebih strategis. Definisi konvensional dari kualitas biasanya menggambarkan karakteristik langsung dari suatu produk, seperti performa (performance), keandalan (reliability), mudah dalam menggunakan, estetika (esthetics), dan sebagainya. Definisi strategis dari kualitas adalah segala sesuatu yang mampu memenuhi keinginan atau kebutuhan pelanggan (meeting the needs of customers).

Sedangkan pengendalian mutu menurut Ishikawa adalah mengembangkan, mendesain, memproduksi, serta memberikan jasa produk bermutu yang paling ekonomis, berguna dan selalu memuaskan bagi konsumen

Tujuan Program Mutu

Mempertahankan Mutu

Menyediakan mekanisme digunakan untuk memastikan pemeliharaan mutu yang konsisten yang memuaskan konsumen.

Mengumpulkan Informasi

Mengumpulkan informasi dan data dapat dijadikan saran agar setiap unit operasi dalam proses pengolahan berjalan efektif dan efisien

Memenuhi Persyaratan

Pengendalian mutu yang baik memungkinkan pembuatan proyek dapat memenuhi bermacam persyaratan sehingga produknya dapat diterima.

Langkah Pengendalian Mutu

Perencanaan Mutu

Dalam tahap ini dilakukan identifikasi terhadap kebutuhhan konsumen, kemudian dibuatlah rancangan proyek yang sesuai dengan kebutuhan konsumen dan rancangan proses pembuatan proyek sesuai dngan rancangan proyek.

Pengendalian Mutu

Pada tahap ini dilakukan identifikasi faktor-faktor yang harus diperhatikan, mengembangkan metode pengukuran mutu, mengembangkan standar, dan mengembangkan alat pengendalian mutu.

Peningkatan Kualitas

Pada tahap ini dilakukan tindakan yang diperlukan bila terjadi ketidaksesuaian antara kondisi standar dan kondisi aktual di lapangan. Tindakan ini bisa berupa penyesuaian ataupun perbaikan.

Metode Pengendalian Mutu

Pemeriksaan Dan Pengkajian

Pemeriksaan dan pengkajian dilakukan terhadap gambar konsruksi proyek, rancangan pembelian peralatan dan perlengkapan, model proyek dan perhitungan desain

Inspeksi dan Pemeriksaan Peralatan

Melakukan pemeriksaan dan melkaukan uji coba untuk memastikan peralatan yang digunakan dalam proyek bisa berfungsi dengan baik.

Melakukan Pengujian Dengan Sampling

Pengujian dengan sampling dapat dilakukan untuk memastikan kualitas material sesuai dengan kriteria yang telah ditentukan.

Dokumen-Dokumen Pengendalian Mutu

Spefisikasi Teknis

Spesifikasi teknis berisiskan uraian yang disusun dengan lengkap dan jelas mengenai suatu proyek yang hendak dikerjakan sehingga bisa mencapai harapan semua pihak yang terlibat di dalamnya.

Gambar Kerja

Merupakan gambar acuan yang dpakai untuk mewujudkan ide rancangan ke dalam bentuk fisik. Gambar kerja yang benar-benar akurat dan detail akan sangat membantu mewujudkan sebuah proyek dengan tepat.

Rencana Mutu Kontrak

Merupakan pedoman jaminan mutu dalam pelaksanaan sebuah proyek. Dokumen ini digunakan untuk memastikan bahwa hasil akhir proyek sesuai dengan syarat-syarat teknis yang dicantumkan dan telah disepakati di dalam kontrak. Dokumen ini memang secara khusus dibuat untuk menentukan arah pengendalian proses pelaksanaan proyek sehingga didapat proyek yang berkualitas sesuai dengan harapan.

TOTAL QUALITY MANAGEMENT

Dari ketiga kata yang dimilikinya, definisi TQM adalah:

“sistem manajemen yang berorientasi pada kepuasan pelanggan (customer satisfaction) dengan kegiatan yang diupayakan benar sekali (right first time), melalui perbaikan berkesinambungan (continous improvement)dan memotivasi karyawan“ (Kid Sadgrove,1995)

TQM atau Total Quality Management adalah strategi manajemen yang ditujukan untuk menanamkan kesadaran kualitas pada semua proses dalam organisasi. Sesuai dengan definisi dari ISO, TQM adalah “suatu pendekatan manajemen untuk suatu organisasi yang terpusat pada kualitas, berdasarkan partisipasi semua anggotanya dan bertujuan untuk kesuksesan jangka panjang melalui kepuasan pelanggan serta memberi keuntungan untuk semua anggota dalam organisasi serta masyarakat.“

Mendefinisikan mutu / kualitas memerlukan pandangan yang

komprehensif. Ada beberapa elemen bahwa sesuatu dikatakan berkualitas, yakni :

Kualitas meliputi usaha memenuhi atau melebihi harapan pelanggan.
Kualitas mencakup produk, jasa, manusia, proses, dan lingkungan.
Kualitas merupakan kondisi yang selalu berubah (apa yang dianggap berkualitas saat ini mungkin dianggap kurang berkualitas pada saat yang lain).
Kualitas merupakan suatu kondisi dinamis yang berhubungan dengan produk, jasa, manusia, proses, dan lingkungan yang memenuhi atau melebihi harapan.

Lima Pilar TQM

Lebih lanjut Bill Creech, 1996, menyatakan bahwa prinsip-prinsip dalam sistem TQM harus dibangun atas dasar 5 pilar sistem yaitu;

Produk
Proses
Organisasi
Pemimpin
Komitmen

Unsur-Unsur Utama TQM

Fokus pada pelanggan.
Obsesi terhadap kualitas.
Pendekatan ilmiah.
Komitmen jangka panjang.
Kerja sama tim.
Perbaikan sistem secara berkesinambungan.
Pendidikan dan pelatihan.
Kebebasan yang terkendali.
Kesatuan tujuan.
Adanya keterlibatan dan pemberdayaan karyawan.

Goetsch dan Davis, seperti dikutip Husaini, mengungkapkan sepuluh unsur utama (karakteristik) TQM [11] sebagai berikut:

Fokus pada pelanggan

Pelanggan eksternal menentukan kualitas produk atau jasa yang disampaikan kepada mereka, sedangkan pelanggan internal berperan besar dalam enentukan kualitas manusia,

proses, dan lingkungan yang berhubungan dengan produk atau jasa.

Obsesi terhadap kualitas

Dalam organisasi yang menerapkan TQM, penentu akhir kualitas pelanggan internal dan eksternal. Dengan kualitas yang

ditetapkan tersebut, organisasi harus terobsesi untuk memenuhi atau melebihi apa yang ditentukan tersebut.

Pendekatan ilmiah

Data diperlukan dan dipergunakan dipergunakan dalam menyusun patok duga (benchmark), memantau prestasi, dan melaksanakan perbaikan.

Komitmen jangka panjang

TQM merupakan paradigma baru dalam melaksanakan bisnis. Untuk itu dibutuhkan budaya perusahaan yang baru pula. Oleh karena itu komitmen jangka panjang sangat penting guna mengadakan perubahan budaya agar penerapan TQM dapat berjalan dengan sukses.

Kerja Sama Tim

kerja sama tim, kemitraan dan hubungan dijalin dan dibina baik antar karyawan perusahaan maupun dengan pemasok lembaga-lembaga pemerintah, dan masyarakat sekitarnya.

Continous Improvement

Setiap poduk atau jasa dihasilkan dengan memanfaatkan proses-proses tertentu di dalam suatu sistem atau lingkungan. Oleh karena itu, sistem yang sudah ada perlu diperbaiki secara terus menerus agar kualitas yang dihasilkannya dapat meningkat.

Pendidikan dan Pelatihan

Dengan belajar, setiap orang dalam perusahaan dapat meningkatkan keterampilan teknis dan keahlian profesionalnya.

Kebebasan yang Terkendali

keterlibatan dan pemberdayaan karyawan dalam pengambilan keputusan dan pemecahan masalah merupakan unsur yang sangat penting. Hal ini dikarenakan unsur tersebut dapat meningkatkan “rasa memiliki” dan tanggung jawab karyawan terhadap keputusan yang dibuat.

Kesatuan Tujuan

Agar TQM dapat diterapkan dengan baik, maka perusahaan harus memiliki kesatuan tujuan. Dengan demikian setiap usaha dapat diarahkan pada tujuan yang sama

Adanya Keterlibatan dan Pemberdayaan Karyawan

Keterlibatan dan pemberdayaan karyawan merupakan hal yang penting dalam penerapan TQM. Pemberdayaan bukan sekedar melibatkan karyawan tetapi juga melibatkan mereka dengan memberikan pengaruh yang sungguh berarti.

Prinsip-Prinsip TQM

Husaini mengutip pendapat Hensler dan Brunell yang mengatakan bahwa ada empat prinsip utama dalam TQM. Keempat prinsip tersebut adalah sebagai berikut :

Kepuasan Pelanggan

Mutu tidak hanya dimaknai sebagai kesesuaian produk dengan spesifikasi-spesifikasi tertentu saja, tetapi juga mampu memuaskan pelanggan.

Respek terhadap Setiap Orang

Setiap orang dalam organisasi harus dipandang sebagai sumber daya dan aset organisasi yang paling bernilai.

Manajemen Berdasarkan Fakta

Setiap pengambilan langkah dan keputusan organisasi selalu didasarkan atas fakta.

Perbaikan Terus-Menerus

Konsep perbaikan yang diterapkan adalah siklus PDCA (Plan, Do, Check, Action) yang merupakan semangat TQM dalam usaha pencapaian mutu terbaik. PDCA adalah alat yang bermanfaat untuk melakukan perbaikan secara terus menerus tanpa berhenti.

Manfaat TQM

TQM sangat bermanfaat baik bagi pelanggan, institusi, maupun bagi staf organisasi.

Manfaat TQM bagi Pelanggan

Sedikit atau bahkan tidak memiliki masalah dengan produk atau pelayanan.
Kepedulian terhadap pelanggan lebih baik atau pelanggan lebih diperhatikan.
Kepuasan pelanggan terjamin.

Manfaat TQM bagi Institusi

Terdapat perubahan kualitas produk dan pelayanan
Staf lebih termotivasi
Produktifitas meningkat
Biaya turun
Produk cacat berkurang
Permasalahan dapat diselesaikan dengan cepat.

Manfaat TQM bagi Staf Organisasi

Pemberdayaan
Lebih terlatih dan berkemampuan
Lebih dihargai dan diakui

Manfaat TQM bagi Institusi di Masa Mendatang

Membuat institusi sebagai pemimpin (leader) dan bukan hanya sekedar pengikut (follower)
Membantu terciptanya tim work
Membuat institusi lebih sensitif terhadap kebutuhan pelanggan
Membuat institusi siap dan lebih mudah beradaptasi terhadap perubahan
Hubungan antara staf departemen yang berbeda lebih mudah

Karakteristik Utama TQM

Selalu Fokus pada Pelanggan

Pelanggan yang dimaksud adalah bukan hanya pihak luar yang merupakan pembeli jasa atau produk dari organisasi tetapi juga pelanggan internal, yaitu orang yang berinteraksi pada layanan satu dengan layanan yang lain dalam organisasi.

Perhatian pada Kegiatan Pengembangan Secara Berkelanjutan

TQM memiliki komitmen untuk tidak pernah puas dengan suatu kualitas. Kualitas yang diinginkan bukan hanya “baik” tetapi harus “sangat baik”.Organisasi memiliki filosofi bahwa kualitas selalu dapat dikembangkan.

Fokus pada Proses

TQM memfokuskan pada proses kerja untuk menghasilkan barang dan jasa sehingga selalu harus dilakukan pengembangan secara berkelanjutan.

Pengembangan Mutu pada Keseluruhan Organisasi

TQM menggunakan definisi mutu yang sangat luas. Tidak hanya berkaitan dengan produk dan layanan akhir, tetapi juga bagaimana organisasi melakukan proses pengiriman, banyaknya komplain, dan bagaimana menangani komplain dengan sopan.

Pengukuran yang akurat.

Hal tersebut dilakukan melalui kegiatan-kegiatan membandingkan dengan standar yang berbeda atau melalui kegiatan benchmark untuk mengidentifikasi masalah, menulusuri akar masalah, dan menghilangkan penyebab dari masalah tersebut.

Pemberdayaan sumber daya manusia.

TQM menempatkan manusia sebagai sesuatu yang harus dikembangkan dalam upaya untuk mengembangkan proses. Tim kerja merupakan hal yang harus dikembangkan dalam kaitan untuk menemukan dan menyelesaikan masalah dalam organisasi.

Persyaratan Implementasi TQM

Agar implementasi program TQM berjalan sesuai dengan yang diharapkan diperlukan persyaratan sebagai berikut:

Komitmen yang tinggi (dukungan penuh) dari menejemen puncak.
Mengalokasikan waktu secara penuh untuk program TQM
Menyiapkan dana dan mempersiapkan sumber daya manusia yang berkualitas
Memilih koordinator (fasilitator) program TQM
Melakukan banchmarking pada perusahaan lain yang menerapkan TQM
Merumuskan nilai (value), visi (vision) dan misi (mission)
Mempersiapkan mental untuk menghadapi berbagai bentuk hambatan
Merencanakan mutasi program TQM.

SISTEM MANAJEMEN MUTU

Sistem Manajemen Mutu

Sistem Manajemen Mutu (SMM) (bahasa inggris: Quality Management System, QMS) adalah kemampuan suatu organisasi dalam menjaga kualitas mutu dari jasa atau barang yang dilayankan. Salah satu SMM yang sangat populer dan mungkin paling banyak diterapkan di seluruh dunia adalah SMM yang dikeluarkan oleh Organisasi Standar Internasional (International Standard Organization, ISO). ISO menetapkan standar untuk SMM dengan seri 9000, sehingga dikenal dengan sebutan ISO 9000.

ISO 9000 diperkenalkan pada tahun 1987, berisi dasar-dasar sistem manajemen kualitas dan spesifikasi terminologi dari SMM. ISO 9000:1987 kemudian direvisi menjadi 9000:1994 (tahun 1994). Pada 2000 diperkenalkan ISO 9001:2000 yang berisi persyaratan-persyaratan SMM (QMS Requirements). Versi 2000 tersebut pada 2008 direvisi menjadi ISO 9001:2008.

Varian dari ISO 9000/9001 adalah ISO 9002, 9003, dan 9004. Namun, yang paling populer adalah ISO 9001. Jika suatu perusahaan sudah memiliki sertifikasi ISO 9001, maka dapat dikatakan bahwa jasa atau barang yang dilayankan perusahaan tersebut sudah pasti memiliki mutu yang terjamin

Perbedaan Prinsip manajemen Mutu ISO 9001: 2008 vs ISO 9001: 2015

Dari 8 Menjadi 7 Prinsip

Dengan di revisi nya sistem manajemen mutu ISO 9001 : 2008 menjadi ISO 9001 : 2015 terjadi beberapa perubahan –perubahan yang cukup signifikan dan salah satunya adalah perubahan prinsip manajemen mutu dari 8 menjadi 7 prinsip manajemen mutu.

Diantaranya sebagai berikut

Pada ISO 9001:2008 prinsip manajemen mutu terdiri dari 8 prinsip diantaranya, 1. Costumer Focus, 2. Leadership, 3. Involvement of People, 4. Process Approach, 5. System Approach to management, 6. Continual Improvement, 7. Factual Approach Decision Making, 8. Mutual Benficial Suppliers Relationship. Pada ISO 9001: 2015, Prinsip ke 4 dan ke 5 digabungkan menjadi satu, sehingga hanya ada 7 prinsip manajemen mutu.

7 Prinsip Manajemen Mutu ISO 9001:2015

Customer Focus

Fokus utama manajemen mutu adalah untuk memenuhi persyaratan pelanggan dan berjuang untuk melampaui harapan pelanggan.

Leadership

Pemimpin dari semua tingkatan menetapkan serta menyatukan tujuan, arahan dan menciptakan kondisi dimana orang-orang terlibat dalam mencapai sasaran organisasi.

Engagement of People

Kompeten, mampu diberdayakan, dan keterlibatan orang-orang di semua tingkatan, adalah hal yang penting untuk menambah kapabilitas organisasi dalam menciptakan dan memberikan nilai.

Process Approach

Hasil yang dapat diprediksi dan konsisten akan tercapai lebih efektif dan efisien jika aktifitas-aktifitas dapat dimengerti dan dikelola sebagai proses-proses yang saling berkaitan serta berfungsi sebagai suatu sistem yang utuh.

Improvement

Organisasi-organisasi yang sukses selalu fokus terhadap perbaikan.

Evidence-Based Decision Making

Pengambilan keputusan berdasarkan analisis dan evaluasi data dan informasi memiliki kemungkinan yang lebih besar untuk mencapai hasil yang diharapkan.

Relationship Management

Untuk mempertahankan kesuksesan, organisasi harus mengelola hubungannya dengan pihak-pihak yang berkepentingan diantaranya adalah para pemasoknya.

Daftar Pustaka

Usman, Husaini, Manajemen: Teori, Praktik, dan Riset Pendidikan, Jakarta: Bumi Aksara, 2006.

ISO Quality Management Principles 2015.

https://id.wikipedia.org/wiki/Manajemen_kualitas_total/

https://ipqi.irg/definisi-unsur-prinsip-manfaat-program-quality-management-tqm/

https://rmpconsultancy.com/home/business-process-improvement-and-pdca/

https://www.pakguru.id/2019/02/konsep-dasar-dan-prinsip-total-quality.html/

https://www.wikiapbn.org/sistem-manajemen-mutu/